Documentación ISO 14001

Documentación necesaria para la ISO 14001

Introducción a la norma 

La norma ISO 14001:2015 se ha convertido en la norma internacional de referencia para diseñar e implementar Sistemas de Gestión Ambiental en las organizaciones.

Se trata de un conjunto de requisitos  de carácter voluntario, que, una vez implantados, afectan a todos los aspectos de la gestión de una organización en su responsabilidad ambiental y ayuda a las organizaciones a tratar sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico. 


Requisitos documentales

Documentación ISO 14001

Uno de los conceptos que incluye la ISO 14001:2015 es el de información documentada (información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio de que está contenida). Hasta ahora, muchos de los Sistemas de Gestión Ambiental implantados en las organizaciones eran un mero sistema de control de documentos, perdiendo el objetivo real de la implantación de la norma: la minimización del impacto ambiental.

La norma nos habla de una gran cantidad de documentos, pero no todos son obligatorios (documentos que son necesarios para poder mantener un Sistema de Gestión Ambiental eficaz). Los que podemos considerar como obligatorios son:

  • Alcance del Sistema: tiene que estar documentado y disponible para todas las partes interesadas que quieran disponer de él. 
  • La política ambiental: es el documento base para la implementación de un SGA, marcará las directrices generales para la planificación del sistema y orientará a toda la organización hacia la mejora del comportamiento ambiental y la prevención de la contaminación.
  • Un documento en el que se recojan todos los riesgos y las oportunidades de mejora del Sistema de Gestión Ambiental, así como su metodología de evaluación.
  • Evidencia escrita de los aspectos ambientales que tienen impactos ambientales asociados, y aquellos aspectos que resulten significativos, así como un documento en el que se nombren todos los criterios necesarios para realizar la evaluación de estos aspectos ambientales significativos.
  • Documento que recoja el control operacional establecido por la organización: sistema mediante el cual, se busca asegurar que las tareas claves y críticas que una empresa debe desarrollar, sean realizadas con eficiencia, efectividad y calidad, para que la empresa pueda cumplir sus objetivos y satisfacer las necesidades de sus clientes externos e internos.
  • Documento en el que se determine la preparación y la respuesta ante emergencias que puedan darse en la organización: incendios, derrames accidentales de sustancias químicas, explosiones, etc. 

Registros obligatorios

Además de los documentos  mencionados con anterioridad, también existen registros que son obligatorios:

  • Identificación de los requisitos legales ambientales aplicables, así como las evidencia de su cumplimiento. 
  • Un registro con las competencias necesarias por las personas que forman parte de la organización relacionadas con el desempeño ambiental, las evidencias de cumplimiento de éstas: formación, experiencia, etc., así como las necesidades de formación asociadas a los aspectos ambientales. 
  • Deben quedar evidencias de que se han realizado comunicaciones importantes en materia ambiental.
  • Resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación.
  • El programa de auditoría interna y los resultados obtenidos de realizar la misma: herramienta para prevenir defectos y para detectar oportunidades de mejora dentro de la empresa, de forma que su sistema resulte realmente útil a su empresa.
  • Los resultados obtenidos de la revisión por parte de la dirección.
  • Evidencia de la naturaleza de las no conformidades identificadas y de las acciones tomada posteriormente, y sus resultados.

Documentos adicionales para el mejor mantenimiento del sistema de gestión ambiental

Existe una serie de documentos que no son obligatorios para implantar la norma ISO 14001:2015, pero sí que ayudan a la hora de establecer, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Ambiental (por lo que deben ser tomados en cuenta); éstos son:

  • Procedimiento para establecer el contexto de la organización y la determinación de  todas las partes interesadas.
  • Competencia, formación y procedimientos para concienciar a las personas que integran la organización.
  • Procedimientos para saber cómo realizar la comunicación en la empresa, tanto la interna, como la externa.
  • Procedimiento sobre cómo realizar la auditoría interna.
  • Metodología de gestión de las no conformidades.