La cultura de seguridad alimentaria ha dejado de ser un concepto asociado al compromiso de la dirección o a una declaración incluida en la política de la empresa. En las auditorías BRCGS v9 e IFS Food v8, se espera que la organización pueda demostrar que la seguridad alimentaria forma parte de su forma habitual de trabajar y que existe una implicación real de las personas en su mantenimiento y mejora.
Para los responsables de calidad y seguridad alimentaria, esto supone un reto especialmente importante: no basta con hacer las cosas correctamente; hay que poder demostrarlo.
Durante la auditoría, el evaluador puede contrastar la documentación con entrevistas al personal, observaciones en planta, registros de incidencias, resultados de auditorías internas o acciones derivadas de las aportaciones de los trabajadores.
Si existe una diferencia entre lo que la organización declara y lo que realmente ocurre, o si no existen evidencias suficientes para demostrar la eficacia de las acciones emprendidas, la cultura de seguridad alimentaria puede convertirse en un punto débil y contribuir a una no conformidad.
¿Qué es la cultura de seguridad alimentaria y por qué importa en BRCGS v9 e IFS v8?
La cultura de seguridad alimentaria es el conjunto de valores, actitudes, conocimientos, comportamientos y prácticas que comparten las personas de una organización para garantizar que los alimentos sean seguros.
No se trata únicamente de cumplir normas o procedimientos escritos, sino de que todas las personas implicadas comprendan la importancia de la seguridad alimentaria y actúen de forma responsable.
La dimensión humana es especialmente relevante en BRCGS v9 e IFS Food v8. Ambas refuerzan la importancia del compromiso de la dirección, la comunicación, la formación y la implicación de las personas.
Por ello, el auditor no se limitará a comprobar si existe documentación: buscará indicios de que aquello que está escrito se aplica realmente.
La cultura de seguridad alimentaria es también un elemento importante dentro de los sistemas de gestión que buscan garantizar la calidad y seguridad de los productos. En este sentido, conocer los requisitos de los principales estándares ayuda a comprender cómo integrar estas prácticas en el funcionamiento diario de la organización. Si quieres profundizar en este ámbito, puedes consultar nuestro artículo sobre la certificación BRC en la industria alimentaria, donde abordamos su importancia para las empresas del sector.
¿Qué busca realmente el auditor?
El auditor intentará comprobar si existe coherencia entre tres elementos: lo que la empresa dice, lo que hace y lo que pueden explicar sus trabajadores.
Por ejemplo, si la empresa afirma que todos los trabajadores deben comunicar inmediatamente cualquier riesgo relacionado con la seguridad alimentaria, el auditor puede preguntar a varios empleados qué harían ante una incidencia. Si las respuestas son coherentes con el procedimiento y con lo que realmente se observa en planta, la organización estará demostrando que el requisito está integrado en la operativa diaria. Una respuesta del tipo «eso lo lleva calidad» puede revelar que la responsabilidad no está realmente interiorizada.
También pueden observarse comportamientos durante la visita: cumplimiento de normas de higiene, gestión de cuerpos extraños, lavado de manos, circulación por las instalaciones, identificación de productos o reacción ante una desviación.
Por tanto, la cultura se audita tanto hablando con las personas como observando lo que hacen.
Cómo demostrar la implicación del personal
Para conseguir la implicación de los trabajadores, no basta con que la empresa imparta cursos de formación. Es necesario crear mecanismos para que los trabajadores participen y puedan influir en la seguridad alimentaria.
Una medida sencilla consiste en establecer canales para comunicar incidencias, propuestas y situaciones de riesgo.
Pueden utilizarse formularios, aplicaciones internas, buzones de sugerencias, reuniones de equipo o sistemas de comunicación directa con supervisores.
Evidencias que debes tener preparadas para la auditoría
La preparación de una auditoría BRCGS v9 o IFS Food v8 debe plantearse más allá de la revisión documental.
El objetivo es construir una cultura que sea visible en el día a día y que genere evidencias de forma natural: trabajadores que conocen sus responsabilidades, comunican riesgos, participan en mejoras y aplican las normas incluso cuando no están siendo supervisadas.
La pregunta que debe hacerse la empresa no es solo «¿tenemos implantada una cultura de seguridad alimentaria?», sino «¿qué evidencias podemos presentar para demostrar que realmente funciona?».
Entre estas evidencias podemos encontrar:
- Política de seguridad alimentaria y su comunicación al personal.
- Objetivos e indicadores relacionados con cultura y comportamiento.
- Plan y registros de formación, incluyendo evaluación de su eficacia de dichas formaciones.
- Encuestas o entrevistas al personal y análisis de sus resultados.
- Registros de reuniones donde se hayan tratado cuestiones de seguridad alimentaria.
- Comunicaciones internas, campañas y recordatorios específicos.
- Registros de sugerencias, incidencias o comunicaciones realizadas por trabajadores.
- Evidencias de las acciones adoptadas como consecuencia de esas aportaciones.
- Resultados de auditorías internas y observaciones de comportamiento.
- Investigaciones de incidentes y análisis de causas.
- Acciones correctivas y comprobaciones de su eficacia.
- Evidencias de participación de diferentes departamentos en cuestiones de seguridad alimentaria.
Errores habituales que pueden provocar una no conformidad
Entre los errores más frecuentes que se detectan en las auditorías de BRCGS v9 o IFS Food v8 podemos citar:
- Utilizar únicamente indicadores relacionados con el número de formaciones realizadas. Es más interesante medir aspectos como el número de incidencias comunicadas, el porcentaje de acciones cerradas, los resultados de observaciones de comportamiento o la evolución de determinadas desviaciones;
- Confundir cultura con formación. Una empresa puede tener todos los registros de cursos correctamente cumplimentados y, sin embargo, presentar comportamientos inadecuados durante la auditoría;
- Realizar una encuesta anual y no analizar los resultados ni establecer acciones. La participación pierde credibilidad cuando los trabajadores no perciben las consecuencias de sus aportaciones.
Cómo construir una cultura de seguridad alimentaria que funcione todo el año
La mejor estrategia es integrar la cultura en las actividades habituales de la empresa. La alta dirección debe establecer expectativas claras y demostrar con hechos que la seguridad alimentaria es una prioridad.
Es conveniente implantar un plan anual con acciones concretas: formación, campañas, reuniones, observaciones en planta, encuestas, entrevistas, participación de empleados y revisión de indicadores. Cada acción debería responder a cuatro preguntas: ¿qué se quiere mejorar?, ¿quién participa?, ¿qué evidencia se generarán? y ¿cómo se va a comprobar su eficacia?
Obviamente, es recomendable revisar periódicamente los resultados. Si aumentan las comunicaciones de incidencias, no necesariamente significa que la cultura esté empeorando. Puede indicar que los trabajadores se sienten más seguros para comunicar problemas. Lo importante será analizar la información y demostrar que la organización aprende de ella.
Para superar con éxito una auditoría BRCGS v9 o IFS Food v8 hay que ir mucho más allá que demostrar el cumplimiento documental. La cultura de seguridad alimentaria debe estar presente en las decisiones, en los comportamientos y en la participación diaria de las personas.
Para los responsables de calidad, el objetivo no debería ser crear archivos específicos para mostrar al auditor, sino establecer un sistema que genere evidencias de forma natural durante todo el año.
Una buena cultura se reconoce cuando un trabajador sabe qué hacer ante un riesgo, se atreve a comunicarlo, la organización responde y existe un registro que demuestra qué ocurrió y qué se hizo después.
En definitiva, la mejor evidencia de cultura de seguridad alimentaria no es un documento: es la coherencia entre lo que la empresa declara, lo que sus trabajadores hacen y la capacidad de demostrarlo con hechos.
En EQM Consulting ayudamos a las empresas del sector alimentario a mejorar sus sistemas de gestión, fortalecer su cultura de seguridad alimentaria y preparar las evidencias necesarias para afrontar las auditorías con garantías. Contacta con nuestro equipo y descubre cómo podemos ayudarte.
