En otras entradas de este blog hemos comentado las distintas fases de trabajo en las que desglosamos el proceso de diseño e implantación de un sistema de gestión de calidad, y cómo realizamos el teletrabajo en EQM Consulting. Hoy queremos hablaros de cómo hacemos “en remoto” la fase de diseño y documentación de los procesos.
La primera fase de nuestro proyecto es la diagnosis, fruto de la cual obtenemos un informe de cumplimiento y un plan de actuaciones para cada área de la Organización, siempre conforme a las directrices marcadas por la norma ISO 9001. Es importante decir aquí que este artículo es igualmente válido para sistemas de gestión ambientales conforme ISO 14001, o de seguridad y salud en el trabajo conforme ISO 45001, o sistemas de gestión integrados.
Diseño
Dentro del plan de actuaciones, una de las primeras que suele aparecer es la necesidad de definir los procesos del sistema de gestión y su interacción. Para ello elaboramos un mapa general de procesos del sistema de gestión, y definimos los documentos mínimos necesarios para apoyar la operación de cada proceso y tener la confianza de que se realizan conforme lo planificado.
Lo primero que hacemos es mantener una reunión por videoconferencia. Hacemos uso de dos herramientas principales: Teams y Meet (Office 365 y GSuite, respectivamente), según el cliente esté más o menos acostumbrado a trabajar con una u otra aplicación. En esta reunión tratamos de definir cada proceso, determinando su secuencia e interacción, las responsabilidades, los recursos necesarios, las entradas y salidas, los riesgos y oportunidades, etc.
Con objeto de ver en primera persona la operación de algunos procesos (ej. recepción de materia prima), hacemos uso de videos grabados directamente por el personal responsable de los mismos.
Documentación
El resultado lo documentamos en una ficha de proceso, haciendo uso de herramientas ofimáticas como Word, Excel o Power Point. Además de esta ficha, redactamos procedimientos, instrucciones técnicas y plantillas de trabajo que resulten necesarias para el correcto desarrollo de ese proceso.
Con toda la documentación redactada en estado borrador, convocamos al equipo de trabajo definido en la fase inicial del proyecto a una nueva reunión por videoconferencia, en la que hacemos uso de la opción “compartir pantalla” para mostrarles cada documento.
Revisión
Pasamos entonces a la etapa de revisión. Publicamos todos los documentos, agrupados por proceso de origen, en una aplicación de gestión de tareas o gestor de proyectos, a través de la cual solicitamos a las personas responsables de su revisión que realicen los comentarios que consideren necesarios, y les establecemos una fecha de vencimiento. Existen multitud de herramientas que nos permiten realizar esta labor, y hacemos uso de aquella que el cliente prefiera. Disponemos de licencias Premium de algunas de estas aplicaciones, y en otros casos el cliente nos crea un usuario invitado. Algunas de las más utilizadas son Asana, Wrike, To-do, Trello, Basecamp, etc..
También hay casos en los que el cliente dispone de un ERP propio con módulo de gestión documental, o de un gestor documental online, siendo estos casos los más prácticos porque únicamente tenemos que seguir el flujo del proceso de gestión documental definido por el departamento de IT de la empresa cliente. Estos casos suelen darse en empresas con grandes recursos o necesidades concretas de gestión documental digitalizada, debido a que los costes son más elevados.
Aprobación y distribución
Tras la información obtenida de los comentarios del equipo de trabajo sobre cada documento, realizamos los cambios oportunos y pasamos a la etapa de aprobación y distribución. Al igual que en la etapa anterior, esta aprobación puede venir dada por la firma digital del responsable de aprobación de documentos, o bien por un comentario sobre el mismo en el gestor de tareas o proyecto. Es entonces cuando el documento se distribuye mediante la nube o servidor informático, compartiendo el mismo en una carpeta con restricción de permisos evitando que el documento pueda ser alterado o eliminado por error, y garantizando el acceso al mismo de todos los empleados que se puedan ver implicados en el desarrollo del proceso.
Sería ideal visitar las instalaciones del cliente, las áreas de fabricación de productos, de almacén, de recepción de materia prima, etc., y poder observar en primera persona la operación de los procesos de cada Organización y realizar las entrevistas personales al mismo tiempo. Sin embargo, como hemos visto anteriormente, estamos en condiciones de realizar esta etapa del proyecto de diseño e implantación de un sistema de gestión de calidad íntegramente “en remoto”, con teletrabajo y uso de herramientas TIC.
