Las normas UNE (Una Norma Española) son un conjunto unificado de normas tecnológicas creadas por los Comités Técnicos de Normalización (CTN), de los que forman parte todas las entidades y agentes implicados e interesados en los trabajos del comité.
La palabra ISO son las siglas que hacen referencia a “Organización Internacional de Normalización” (“International Organization for Standardization”, en inglés).
En el caso de adopción de normas europeas o internacionales, se añade el prefijo UNE- a la codificación, por ejemplo la Norma UNE – EN ISO 9001:2015 es la adopción nacional de la norma europea (EN) + internacional (ISO) 9001.
La numeración que sigue a los dos puntos (:) es la versión vigente de la norma.
Requisitos fundamentales de la Norma ISO 9001:2015
Para la implementación de un sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015 es imprescindible el control de nuestra prestación del servicio. Es importante que identifiquemos los diferentes procesos de nuestra organización y establecer un control sobre cada uno de ellos. Desde el principio al fin.
Comenzaremos con la creación de un mapa de procesos, podemos decir que es una foto de los procesos que queremos certificar (es posible que la empresa se dedique a más cosas pero nos interese certificar sólo algunos de ellos).
Por ejemplo, una empresa que se dedique a la compra, reparación y distribución de equipos informáticos, identificaremos como procesos principales/claves/operativos por un lado, la compra, por otro la reparación y por otro, la distribución.
Para cada uno de ellos, deberemos definir cómo controlarlos para que su gestión sea correcta. Estableceremos como mínimo un indicador para cada proceso, por ejemplo, para el proceso “distribución” un indicador podría ser “número de equipos informáticos vendidos en España”. Este indicador nos debe dar una idea de cómo está funcionando nuestro proceso.
¿Cada cuánto tiempo tengo que pasar auditoría por entidad de certificación?
Para la certificación de nuestro sistema de gestión, una vez esté implantado, tendremos que ponernos en contacto con una entidad de certificación acreditada por ENAC (Entidad Nacional de ACreditación). Los certificados tienen una vigencia de 3 años.
El primer año deberemos llevar a cabo la auditoría de certificación, que consta de dos fases. El segundo año, se llevará a cabo la auditoría de seguimiento uno (AS1).
El tercer año, la auditoría de seguimiento dos (AS2).
El cuarto año, deberemos pasar la auditoría de recertificación y es cuando, si todo está correcto, se emitirá un nuevo certificado vigente para los próximos 3 años.
Pongamos un ejemplo:
La empresa se certifica en agosto de 2019, al pasar la dos fases de auditoría de emite el certificado, vigente hasta el año 2021.
En 2020 se llevará a cabo la auditoría de seguimiento uno (AS1) y en el año 2021, la auditoría de seguimiento dos (AS2).
En 2022, se deberá llevar a cabo la auditoría de recertificación, en la cual se emitirá certificado para los siguientes 3 años (2022-2024).
¿Qué tipo de empresa puede implantar un sistema de gestión basado en la ISO 9001?
El objetivo de la implantación de la norma ISO 9001 en una organización es aumentar el control sobre los procesos productivos así como obtener una mejora constante en el desempeño de estos y mejorar la gestión de la calidad en la empresa. Por tanto, cualquier empresa que quiera lograr estos objetivos, puede implantar un sistema de gestión basado en esta norma.
La norma ISO 9001 es la más utilizada en las empresas hoy en día, ya que nos permite demostrar la calidad de nuestros procesos, productos y servicios, además de garantizar a nuestros clientes que van a recibir un servicio o producto de calidad ya que provienen de un proceso definido y gestionado con calidad bajo un sistema normalizado.
¿Es de obligado cumplimiento?
Cada vez más empresas se encuentran certificadas bajo la norma ISO 9001, para ser exactos en España existen más de 30.000 empresas certificadas bajo este estándar, por tanto, no es una norma obligatoria, pero sí muy recomendable para destacar en nuestro sector.
Proceso largo y caro
La implantación de un sistema de gestión basado en la norma ISO 9001 puede llegar a ser un proceso largo y caro, por eso es bueno contar con una consultora para que nos ayude en la implantación y mantenimiento.
Las empresas de certificación no puede dar consejos para conseguir el certificado, y una empresa de consultoría no puede certificar.
Un consultor puede llegar a ser de gran ayuda ante la certificación de nuestro sistema, ya que nos aportará medidas e ideas para la implantación e incluso para el mantenimiento del sistema a lo largo de los años, ya que todos los años deberemos pasar con éxito las auditorías de seguimiento.
Es muy común contar con una empresa de consultoría ya que tienen experiencia en implantación y mantenimiento de sistemas, nos pueden ayudar en la mejor continua de nuestro sistema así como acompañarnos en las auditorías de certificación.
