¿Cómo teletrabajamos en EQM Consulting?

Desde hace ya algunos años vienen apareciendo diversos estudios que demuestran un aumento en la productividad de las personas cuando son capaces de conciliar su vida laboral con su vida familiar. Las empresas que han definido e implementado políticas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), han visto como sus trabajadores han aumentado su productividad, siendo cada vez más las empresas que permiten a sus trabajadores realizar algunas tareas desde casa, en mayor o menor medida según el tipo de trabajo.

En EQM Consulting contamos con un área de consultoría especializada en RSC y, como no podía ser de otra manera, hemos definido e implementado nuestros principios básicos actuación, que tienen que ver con la trasparencia informativa, con la ética y la integridad, así como nuestros principios específicos de actuación, que tienen que ver con clientes, empleados, proveedores, medio ambiente, calidad, innovación y acción social.

Hoy queríamos hablarles de una medida que se engloba dentro de los principios específicos de actuación  relativos a nuestros empleados, el trabajo desde casa o como últimamente está de moda llamarlo “el teletrabajo”.

Cuando pusimos en marcha esta medida, lo primero que hicimos fue poner en práctica nuestro compromiso con la seguridad y salud, y analizar qué debíamos hacer para proveer a los empleados de un entorno de trabajo seguro y estable.

Una gran parte de nuestro trabajo la desarrollamos delante de un ordenador y un cuaderno de notas, lo que facilita bastante la posibilidad de realizarlo desde cualquier punto en el que se disponga de un espacio habilitado con mobiliario ergonómico y con conexión a internet. Por tanto, desde que un nuevo empleado se incorpora a EQM Consulting se le da a conocer el concepto que tenemos de nuestra espacio físico de trabajo, la oficina. Intentamos que ese espacio disponga de todas las comodidades necesarias para que los empleados acudan a trabajar motivados, fomentando así las relaciones personales, pero al mismo tiempo le dotamos del equipamiento necesario para que cualquier empleado pueda realizar el trabajo desde su casa si por ejemplo necesita cuidar a su bebé.

¿Qué equipamiento necesitamos?

Cada empleado dispone de un ordenador portátil y un smartphone con el que pueden compartir conexión a internet, además de los periféricos necesarios. Igualmente, disponemos de licencias de usuario a Google Suite y Microsoft 365, que nos ha permitido alcanzar los siguientes hábitos:

• Realizamos un trabajo colaborativo desde cualquier ubicación como si estuviéramos sentados en la misma mesa.
• Trabajamos varias personas sobre un mismo documento a tiempo real (coautoría).
• Realizamos fácilmente videoconferencias individuales y en grupo, al instante y planificadas, durante las que compartimos nuestro escritorio y mostramos a nuestros compañeros aquello sobre lo que estamos hablando.
• Asignamos tareas a otros compañeros, y hacemos comentarios sobre el avance de las mismas.
• Al disponer de calendarios individuales y de grupos, todos visibles, es fácil agendar las reuniones online con el equipo de trabajo (compañeros, clientes, colaboradores externos, etc.).
• Uso del Chat, constante, abierto siempre, para todas las personas que necesiten hablarnos.
• Y otras muchas acciones…

Además del software y hardware, ¿es necesario algo más?

Pues sí que lo es. Pasado el tiempo nos dimos cuenta que disponer del equipamiento mencionado no era suficiente, seguíamos cometiendo errores que nos impedían alcanzar la productividad deseada. Así que analizamos los motivos y establecimos un procedimiento específico de teletrabajo, algo tan simple como necesario para alcanzar las rutinas correctas. Dicho procedimiento se centra en los siguientes principios:

1. Lugar de trabajo. Lo primero de todo es habilitar un lugar de la casa para el trabajo, no trabajar un día en el salón, otro en el sofá y otro en el dormitorio, hay que disponer de un espacio que nuestra mente asocie con el trabajo. Evidentemente, le comunicamos esta circunstancia a nuestro servicio de prevención de riesgos laborales para que nos marque las directrices a seguir.
2. Horario de trabajo. Es necesario que cada empleado se marque su propio horario de trabajo en casa. Cada uno es responsable de establecer su ritmo de trabajo, horario y tiempo, pero se requiere esfuerzo para respetarlo al máximo.
3. Rutina de la semana y rutina del día a día. Cada viernes realizamos una reunión online en la que analizamos las tareas realizadas esa semana y planificamos las tareas que vamos a realizar durante la semana siguiente. Al final de cada día, y de manera individual, cada uno repasa el trabajo realizado, y re-planifica si es necesario las tareas de la semana.
4. Inicio del día. Realizamos un “briefing” a primera hora del día, máximo 15 minutos, cuya asistencia no es obligatoria pero si recomendable, y cuyo objetivo principal es intercambiar instrucciones concretas sobre aspectos relacionados con las tareas a desarrollar ese día. Otro objetivo, no menos importante, es evitar la sensación individual de aislamiento.
5. Concentración y productividad. El día es largo, y la convivencia en casa con otros miembros de la familia requiere que nos tengamos que adaptar también a sus hábitos. Por ello, solemos planificar para la primera parte de la mañana aquellas tareas que requieren una mayor concentración y que no requieren colaboración con otras personas, y dejamos para la segunda parte de la mañana aquellas que requieren videoconferencias con clientes y otras partes implicadas. Igualmente, trabajamos por franjas horarias de una hora, seguidas de un breve descanso, evitando así perder el objetivo de vista puesto que es muy sencillo distraerse.

Estamos seguro que el teletrabajo ha venido para quedarse, es una práctica que ya muchos teníamos incorporada en nuestra Organización, si bien el #COVID19 la ha convertido en obligatoria en muchas otras que no lo habían practicado nunca, y creemos sinceramente que el problema de mentalidad o de cultura entorno a no tener al empleado al alcance de la vista es algo ya superado por la mayoría de los empresarios. Trabajar desde casa será algo habitual a partir de ahora, y todos lo agradecemos, sobre todos los que tenemos niños pequeños, y seguro que quien lo tiene sabe bien las ventajas que nos aporta. Animamos a todos a definir sus propios métodos y a probar esta práctica que, en nuestro caso y en el caso de muchas otras Organizaciones, nos ha aportado muchísimas más ventajas que inconvenientes.