Modelo para una administración efectiva en los sistemas de gestión

Modelo para una administración efectiva en los sistemas de gestión

Las organizaciones se encuentran en constante cambio en su día a día. Es muy importante controlar y tener planificado estos cambios pero, al ritmo de la sociedad, no es una tarea fácil.

Los avances tecnológicos generan una necesidad de mejora continua en las organizaciones y de formación de nuestro personal, es por ello que, tener implantado un sistema de gestión, que abarca todos estos campos, nos va a ser de gran ayuda a la hora de gestionarlos.

La norma ISO 9001:2015, de la cual ya hemos hablado en varias ocasiones en nuestro blog, refiere en su cláusula “6.3 Planificación de los cambios” la necesidad de planear los cambios: Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada.

Considerando:

  1. El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.
  2. La integridad del sistema de gestión de la calidad.
  3. La disponibilidad de recursos.
  4. La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

En la cláusula “8.5.6 Control de los cambios” las pautas de control de los cambios en los sistemas de gestión: La organización debe revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio, en la extensión necesaria para asegurarse de la continuidad en la conformidad con los requisitos. La organización debe conservar información documentada que describa los resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión.

En resumen, gracias a la norma ISO 9001 podríamos planificar los cambios en nuestra organización, de manera que se establezca el propósito, la disponibilidad de recursos, la asignación de responsabilidades… haciendo, de los cambios, acciones planificadas y controladas y llevando sobre ellas un seguimiento.


¿Cómo establecer un cambio de manera efectiva?

Modelo para una administración efectiva en los sistemas de gestión

Lo más importante a la hora de establecer un cambio en nuestra organización, para que sea efectivo, es seguir las siguientes pautas de actuación:

1. Planificación: 

Como ya hemos mencionado, lo primero de todo es la planificación del cambio en sí. pongamos un ejemplo para verlo más claro: “En la organización A, queremos implementar un sistema de gestión basado en una norma ISO 9001:2015. Lo primero que habrá que hacer es planificar: contactaremos con empresa de consultoría para que nos de precio, estableceremos plazos y definiremos la metodología de actuación…».

2. Establecimiento de responsabilidades: 

Siguiendo el anterior ejemplo de la organización A, según las tareas acordadas en la planificación, estableceremos responsables de cada una de ellas para su ejecución.

3. Seguimiento: 

En tercer lugar, una de los principios fundamentales para que un cambio sea exitoso, será su seguimiento. No sirve de nada planificar y ejecutar un cambio, si luego no le dedicamos recursos para analizar su avance y efectividad. Con esto, podremos comprobar si el cambio (sus acciones asociadas) se están llevando a cabo de manera eficaz o no, y, si no es así, poder corregir fallos o potenciar oportunidades.

Es por ello que, gracias a la implantación de una norma ISO 9001 podremos gestionar satisfactoriamente nuestra organización, planificando cambios, entre otras ventajas de esta norma, así como mejorando de manera continua.