El entorno empresarial actual se enfrenta a una creciente presión para operar de manera ética y legal.
En este contexto, el término «compliance» se ha vuelto crucial, refiriéndose a la capacidad de una organización para cumplir con las leyes, reglamentos y normativas aplicables. Un sistema de gestión de compliance efectivo no solo garantiza que las empresas sigan las normas, sino que también ayuda a evitar sanciones, protege la reputación y fortalece la confianza de las partes interesadas.
Entre las normativas más destacadas en este ámbito, la ISO 37301 y la UNE 19600 ofrecen guías prácticas para la implementación de sistemas de gestión de compliance.
Ambas normas, aunque con diferentes enfoques y alcances, son fundamentales para empresas que buscan operar de manera transparente y ética.
Fundamentos de la ISO 37301
La ISO 37301, publicada en 2021, es una norma internacional que establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de compliance efectivo.
Su propósito principal es ayudar a las organizaciones a desarrollar y mantener un marco estructurado para cumplir con las normativas legales y los estándares éticos aplicables, mitigando riesgos legales y mejorando la cultura de cumplimiento interno.
Componentes de la ISO 37301
Los principales componentes de la ISO 37301 incluyen:
- Contexto de la organización: define la necesidad de analizar el entorno interno y externo para identificar riesgos de compliance.
- Liderazgo: exige el compromiso claro de la alta dirección para garantizar la integración del compliance en todas las áreas.
- Planificación: requiere que las organizaciones identifiquen y evalúen los riesgos de compliance, estableciendo objetivos claros.
- Soporte: incluye la necesidad de recursos, competencias y formación para el personal involucrado en la gestión de compliance.
- Operación: se centra en la implementación de controles eficaces y procedimientos que aseguren el cumplimiento normativo.
- Evaluación de desempeño: requiere la medición y evaluación continua del sistema de gestión para identificar áreas de mejora.
- Mejora continua: fomenta la implementación de acciones correctivas y preventivas para fortalecer el sistema a lo largo del tiempo.
Comprendiendo la UNE 19600
Por otro lado, la UNE 19600 es una norma española que proporciona directrices para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión de compliance eficaz.
A diferencia de la ISO 37301, que es una norma de certificación, la UNE 19600 es una norma basada en principios, lo que permite una mayor flexibilidad en su implementación según las características y necesidades específicas de cada organización.
Principios fundamentales de la UNE 19600
La UNE 19600 se basa en los siguientes principios fundamentales:
- Proporcionalidad: el sistema de gestión de compliance debe adaptarse al tamaño y complejidad de la organización.
- Responsabilidad de la alta dirección: la dirección debe demostrar un compromiso claro con el compliance.
- Transparencia y rendición de cuentas: se debe garantizar que los procesos de compliance sean transparentes y que se informe regularmente sobre su desempeño.
- Evaluación y mitigación de riesgos: es esencial evaluar los riesgos de incumplimiento y desarrollar planes de acción para mitigarlos.
- Mejora continua: al igual que la ISO 37301, la UNE 19600 también fomenta la mejora constante del sistema de gestión.
Aunque ambas normas tienen objetivos similares, la ISO 37301 se enfoca más en la certificación del sistema de compliance, mientras que la UNE 19600 proporciona directrices flexibles para adaptar un sistema a las necesidades particulares de cada organización.
Implementarlas de manera conjunta puede ofrecer un enfoque integral, donde las empresas certifican sus procesos según la ISO 37301, pero mantienen la flexibilidad y adaptabilidad ofrecida por la UNE 19600.
Implementación de un sistema de gestión de Compliance
Implementar un sistema de gestión de compliance requiere una planificación cuidadosa y un enfoque sistemático. A continuación, se presenta una guía práctica para su implementación:
- Diagnóstico inicial: evaluar el estado actual de la organización en términos de cumplimiento normativo. Esto implica identificar riesgos y áreas vulnerables. Para obtener asesoramiento experto en la implementación de sistemas de gestión de cumplimiento, visítanos en EQM Consulting.
- Compromiso de la dirección: asegurar que la alta dirección esté comprometida con el cumplimiento y dedique los recursos necesarios.
- Establecimiento de políticas: desarrollar políticas y procedimientos claros que reflejen los compromisos de compliance.
- Formación y sensibilización: capacitar al personal para garantizar que entienden sus responsabilidades en materia de compliance.
- Monitorización y evaluación: establecer mecanismos para medir y evaluar la efectividad del sistema, realizando auditorías regulares.
- Mejora continua: implementar un ciclo constante de revisión y mejora del sistema.
Entre las herramientas disponibles para facilitar la implementación, destacan los sistemas de gestión de compliance basados en software, que permiten automatizar muchos procesos, como la identificación de riesgos y la evaluación continua.
También es crucial contar con auditorías internas y externas para garantizar que el sistema funcione eficazmente.
Ejemplos destacados de implementación de un sistema de gestión de Compliance
Un ejemplo destacado de implementación exitosa de un sistema de gestión de compliance es el caso de Siemens, que tras un importante escándalo de corrupción, implementó un sistema de gestión basado en normas internacionales como la ISO 37301. Este sistema no solo permitió a Siemens recuperar su reputación, sino que también estableció un nuevo estándar de ética y transparencia en su sector.
Otro caso es el de Telefónica, que ha adoptado un enfoque de compliance basado en la UNE 19600, implementando un sistema flexible que se adapta a las diversas legislaciones locales donde opera. La compañía ha fortalecido su reputación y ha reducido significativamente sus riesgos legales.
El compliance se ha convertido en un pilar fundamental para las organizaciones que buscan operar de manera ética, transparente y eficiente. Normas como la ISO 37301 y la UNE 19600 proporcionan guías esenciales para implementar sistemas de gestión de compliance efectivos.
A medida que el entorno regulatorio se vuelve más complejo, la adopción de estos estándares no solo es una ventaja competitiva, sino también una necesidad para asegurar la sostenibilidad y la integridad empresarial.
